Ablage: Die Organisation der Information by Margit Gätjens-Reuter

By Margit Gätjens-Reuter

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Dies ist nattirlich nur eine Durchschnittsverteilung. 1m konkreten Einzelfall kann diese Verteilung noch viel markanter ausfallen, wie zum Beispiel im GeschliftsfUhrungsbereich eines kommunalen Versorgungsuntemehmens, das 1987 untersucht wurde. Bei insgesamt fUnf Arbeitsplatzen - zwei GeschaftsfUhrem, zwei Sekretlirinnen, einem Assistenten - wurde insgesamt ein Schriftgutvolumen in den Biiroraumen von fast 70 laufenden Metem festgestellt. Davon wurden sage und schreibe nur 31,4 Prozent stlindig, also im hohen Zugriff ben6tigt, 31,3 Prozent im mittleren und 32 Prozent im niedrigen Zugriff.

Da fragten wir uns, was eine Zentralablage mit lacherlichen 250 laufenden Metem Schriftgut soUte. Die Erklarung war nicht schwer zu finden. Die Zentralregistratur hatte eine Art AlibiFunktion, damit der Anweisung der Geschaftsleitung Genuge getan wurde. Sie war nach Herausgabe der Anweisung eingerichtet und zu Beginn von den Mitarbeitem auch bestuckt worden. Da jedoch einerseits kein sinnvoUes Ordnungssystem vorhanden war und andererseits der Weg der Abgabe und Anforderung fUr die Mitarbeiter zu umstandlich war, wurden die Arbeitsplatz- und Gruppenregistraturen - nun eben in Kopieform - beibehalten.

Dies ist nattirlich nur eine Durchschnittsverteilung. 1m konkreten Einzelfall kann diese Verteilung noch viel markanter ausfallen, wie zum Beispiel im GeschliftsfUhrungsbereich eines kommunalen Versorgungsuntemehmens, das 1987 untersucht wurde. Bei insgesamt fUnf Arbeitsplatzen - zwei GeschaftsfUhrem, zwei Sekretlirinnen, einem Assistenten - wurde insgesamt ein Schriftgutvolumen in den Biiroraumen von fast 70 laufenden Metem festgestellt. Davon wurden sage und schreibe nur 31,4 Prozent stlindig, also im hohen Zugriff ben6tigt, 31,3 Prozent im mittleren und 32 Prozent im niedrigen Zugriff.

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